Deze methode helpt je om minder en korter te vergaderen
Eén van de grootste uitdagingen in moderne organisaties, is omgaan met een overload aan informatie. Hoe houd je grip op alle projecten en processen, zónder dat je oeverloos met elkaar aan het vergaderen bent?
Netcentrisch werken is een methode die je daarbij helpt. De methode wordt door crisisdiensten zoals de brandweer gebruikt om optimaal samen te werken en onder (tijds)druk de juiste beslissingen te nemen.
De kern van netcentrisch werken is dat alle relevante informatie voor een project of proces op één plek beschikbaar is. Dit wordt het 'Actueel Gedeeld Beeld' genoemd. Dat beschrijft het vraagstuk of probleem. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de ontwikkeling van een nieuwe productlijn. Elke betrokken afdeling of team heeft vervolgens ook een gedetailleerder, eigen beeld voor de eigen taken.
De beelden zijn onderling met elkaar verbonden in een systeem, waardoor je op elk moment verdiepende informatie kunt opzoeken. Als directie wil je bijvoorbeeld weten waarom voor een bepaalde kleur gekozen is in de nieuwe productlijn. Dat vind je terug in het beeld dat de afdeling R&D bijhoudt.
Vergader je met elkaar over de nieuwe productlijn? Dan neemt één van de deelnemers het Actueel Gedeelde Beeld door; hier stonden we vorige week, dit is er in de tussentijd gedaan door de verschillende afdelingen en teams, en hier staan we nu. Vervolgens wordt er getoetst: is dit beeld compleet? Het voordeel: je voorkomt dat vergaderdeelnemers allemaal uitgebreid gaan delen wat ze gedaan hebben. Daardoor houd je tijd en energie over om samen na te denken over wat ertoe doet, om beslissingen te nemen en nieuwe acties uit te zetten.
Ook daarbij kun je leren van de crisisdiensten, door te werken met een vast vergaderformat. De beeldvorming heb je al gehad. Daarna is het tijd voor meningsvorming: wat vinden deelnemers vanuit hun expertise van de vragen en opgaven die nu op tafel liggen? De volgende fase is oordeelsvorming: wat betekenen die vragen en opgaven voor het team of afdelingen van de mensen in de vergaderruimte? Tot slot volgt de besluitvormingsronde, waarin je samen besluiten neemt en acties uitzet.
Netcentrisch werken bespaart tijd, zorgt voor hoogwaardige informatie-uitwisseling tussen collega’s en teams en helpt om betere beslissingen te nemen. Ook houd je als ondernemer of leidinggevende grip op projecten en processen en kun je makkelijk sturen op zaken die ertoe doen. Ik help je graag om jouw teams te trainen in netcentrisch werken. Daarbij gebruik ik mijn jarenlange ervaring bij de brandweer!
Bert van Veldhuizen coacht, traint en adviseert teams van bedrijven.
