Cadeautjes en vergoedingen aan je personeel vallen vanaf dit jaar onder de werkkostenregeling (WKR). Wat mag je nu precies belastingvrij weggeven en waar moet je op letten? De WKR voor dummies!

Hoe werkt de WKR?
Je telt het fiscale loon van je werknemers bij elkaar op. Neem daar 1,2 procent van en dat is je vrije ruimte. Dit bedrag mag je op jaarbasis belastingvrij uitkeren aan je medewerkers. Je mag zelf bepalen hoe je het bedrag verdeelt. Over elke euro die buiten de vrije ruimte valt, betaal je 80% belasting.

Klinkt simpel?
Klopt. Dat is ook de reden waarom de WKR bedacht is. Uitgangspunt is nu dat alles wat je als werkgever naast het salaris geeft of vergoedt, als loon wordt aangemerkt. Dat maakt een eind aan de wirwar van fiscale regelingen die er waren voor het weggeven van fietsen, kerstpakketten, onkostenvergoedingen en nog veel meer.

Is het nu ook echt simpel?
Onder druk van lobbyclubs zijn er inmiddels al weer de nodige uitzonderingen op de regel bedacht. De WKR is daardoor toch weer complexer geworden dan bedoeld is.

Welke uitzonderingen zijn er?
Kosten die je voorschiet voor je werkgever merkt de fiscus niet als loon aan. Een zakenlunch of brandstofkosten bijvoorbeeld. Verder zijn er ook vrijstellingen voor zaken die (volgens de fiscus) noodzakelijk zijn om je werk te doen. Dat varieert van het dagelijkse kopje koffie, een ov-jaarkaart, werkkleding en vakliteratuur tot studiekosten en werkplekvoorzieningen.

Ben je beter of slechter af dan vorig jaar?
Waarschijnlijk slechter. Vorig jaar kon je namelijk alle regelingen combineren. Je stapelde dus voordeel op voordeel. Nu zul je moeten kiezen. 1,2 procent van de vrije ruimte is niet veel. Met een beetje personeelsfeest zit je daar zo aan. Zeker als je een bedrijf hebt met relatief lage salarissen.

De populairste vergoedingen op een rij:

Bedrijfsfiets
Tot vorig jaar kon je via het Fietsenplan fiscaal vriendelijk een fiets verstrekken. Het maximumbedrag van de fiets bedroeg 749 euro. Bij een modale loonsom slokt diezelfde fiets nu de volledige vrije ruimte op.

Kerstpakket
In de oude regeling hing de hoeveelheid belasting die je over je kerstpakket betaalde af van de waarde van het pakket. Een gemiddeld kerstpakket (42,25 euro) viel onder een eindheffingspercentage van 20%. Nu valt het pakket in de vrije ruimte. Bedrijven die alleen een kerstpakket aan hun werknemers geven, gaan er dus op vooruit.

Bedrijfsfeest
Per werknemer mocht je vorig jaar 454 euro uitgeven aan feestjes. Nu vallen bedrijfsfeesten binnen de vrije ruimte. Uitzondering is een feest op de eigen locatie. Maar let op: alleen voorzieningen die je ‘normaal niet elders gebruikt’ zijn onbelast bij een feest in je eigen pand. Het is nog niet precies duidelijk wat de fiscus daar onder verstaat. Het lijkt erop dat catering wel onbelast mag worden ingehuurd, maar entertainment bijvoorbeeld weer niet.

Wil je een bedrijfsfeest in bijvoorbeeld een kasteel of partycentrum houden? Dan kan het slim zijn om al vroeg in het jaar dat feest te plannen. Je weet dan welk deel van je vrije ruimte al vol is. Als je een bedrijf hebt met meerdere werkmaatschappijen, kan je ervoor kiezen om het ene jaar de ene werkmaatschappij en het volgende jaar de andere werkmaatschappij feest te laten vieren. Je mag sinds 2015 namelijk de vrije ruimte van werkmaatschappijen bij elkaar optellen en zelf kiezen hoe je die verdeelt. Ook is het een idee om het feest te laten organiseren door een personeelsvereniging. Als je als werkgever maximaal de helft bijdraagt aan de contributie voor de vereniging, is het feest dat je ervan houdt belastingvrij. De bijdrage zelf valt wel onder de vrije ruimte.

Fruitmand
Wel zo attent als iemand ziek is. Gelukkig doet de fiscus hier niet moeilijk over. Tot een bedrag van 25 euro inclusief btw telt de fruitmand niet mee voor de vrije ruimte.

Elektronica
Smartphones, tablets, pc’s mag je belastingvrij weggeven, op voorwaarde dat je werknemer ze ook echt nodig heeft voor het werk. Een tablet voor een metselaar? Daar trapt de fiscus waarschijnlijk niet in.

Onkostenvergoeding
Je mag ook onder de WKR een vaste onkostenvergoeding geven aan je medewerkers. Met de juiste onderbouwing kan deze nog steeds onbelast worden gegeven. Je moet de hoogte van het bedrag wel eenmalig onderbouwen met de juiste bonnetjes over een periode van drie maanden.

4 must do's voor ondernemers

1. Kijk hoeveel je nu weggeeft aan je personeel: past dat binnen de vrije ruimte?
2. Richt je administratie goed in zodat je realtime inzicht hebt in welk gedeelte je van de vrije ruimte benut hebt.
3. Geef je meer weg dan past in de vrije ruimte? Bekijk dan samen met een fiscalist of je optimaal gebruikmaakt van alle mogelijkheden.
4. Overleg eventueel met een hr-specialist over het aanpassen van arbeidsvoorwaarde

Deze pagina is tot stand gekomen met de hulp van Wim de Vries, belastingadviseur bij Visser & Visser Accountants-Belastingadviseurs