Kunnen jouw teams van 2 pizza's eten?
In de beginjaren van Amazon stelde oprichter Jeff Bezos een simpele regel vast voor zijn bedrijf. Geen enkel team mocht zo groot zijn dat er meer dan twee pizza's nodig waren om ze te voeden.
Nou kan je veel van Bezos vinden, maar als het om teams gaat, heeft hij een punt. In veel organisaties en bedrijven zijn teams verkapte afdelingen. Veelkoppige monsters met soms wel dertig, veertig of vijftig leden. En dat werkt niet.
Ideale teamgrootte
In zulke grote teams kan simpelweg niet iedereen meer actief en betrokken zijn. Wat je ziet, is dat een paar teamleden de kar trekken. Ze staan altijd vooraan met hun ideeën, hebben het hoogste woord in vergaderingen. En de rest? Die hangt achterover. Soms bewust, vaker omdat ze toch niet gehoord worden. Het ideale team is vijf tot negen mensen groot. In zo’n team staat iedereen aan, simpelweg omdat het moet. Er is minder intern overleg nodig om iedereen up-to-date te brengen. En samenwerking is een must om het doel te bereiken.
Duidelijke doelen
Ik zeg bewust doel, want veel teams hebben geen duidelijk doel. Ook het tegenovergestelde zie ik vaak. Teams – of erger: werkgroepjes – die juist een waslijst aan doelen hebben. Vaak abstract omschreven. Beiden zorgen voor hetzelfde resultaat: inefficiëntie. Een optimaal team heeft een duidelijk, afgebakend doel en een bijbehorend tijdspad. Idealiter duurt het niet langer dan zes maanden om dat doel te bereiken, waarna het team zichzelf weer opheft. Is het project complexer, knip hem dan op in korte deelprojecten. Zo houd je energie vast.
Flexibele samenstelling
Tot slot: durf teams flexibel samen te stellen. In de beginfase haak je iemand van R&D aan. Een communicatieadviseur hoeft pas in de slotfase mee te denken. Zo benut je ieders capaciteiten optimaal.
En wat doe je met die grote afdelingen? Die zijn perfect voor repeterende, uitvoerende werkzaamheden. Werk dat weinig overleg en samenwerking vraagt. Knip daar het projectmatige, innovatieve werk uit. En stel slagvaardige teams samen die daarmee aan de slag gaan. Samen met mijn collega’s van WIAL Nederland help ik bedrijven en organisaties om efficiënter en projectmatiger samen te werken. Zullen we daar een keer over sparren? Neem ik twee pizza’s mee!
Bert van Veldhuizen coacht bedrijven en traint teamsin het verbeteren van samenwerking.
