BARNEVELD - Op maat gesneden software voor je bedrijf brengt vaak hoge kosten met zich mee. Met name voor het midden- en kleinbedrijf is dat lastig te behappen. Become-IT brengt daar verandering in en lanceert MKB-Suite, software die bereikbaar én betaalbaar is voor het midden- en kleinbedrijf. Waarbij ook nog eens maatwerk kan worden geleverd. Van Manen Haarden & Kachels uit Barneveld maakte recent de overstap.

Ze zijn nog maar een paar maanden volledig ‘over’, maar toch weet Van Manen Haarden & Kachels uit Barneveld genoeg: de overstap naar Suite MKB was een gouden greep. Met het softwarepakket is de complete klantreis gebundeld in één online systeem en voor iedereen inzichtelijk. Van het eerste haardontwerp tot de factuur, van de verkoper in de showroom tot de monteur bij de klant thuis. “Elke medewerker kan op ieder moment en elke plek terecht bij alle klantinformatie”, aldus mede-eigenaar Gert Kooij. “Zeker met verschillende vestigingen en een groot deel van onze mensen in de buitendienst is dat ideaal. Het zorgt dat medewerkers efficiënt kunnen werken, maar ook dat de klant beter wordt bediend.”

De slagkracht van standaard
Suite MKB is hét product van Become-IT, softwarebedrijf uit Ermelo. Het bedrijf begon zo’n twintig jaar terug met het bouwen van maatwerksoftware voor kleine ondernemers. In de loop van de tijd rolde hier het standaardpakket Suite MKB uit, dat inmiddels wordt weggezet bij tientallen MKB-bedrijven in de regio. Met dit pakket maakt Become-IT klantprocessen van bijvoorbeeld hoveniers, schilders of transportbedrijven makkelijker en efficiënter. Dat het bedrijf daarbij van maatwerk naar een standaardoplossing is gegaan, is heel bewust. “Werkprocessen zijn bij veel van onze klanten in grote lijnen gelijk”, vertelt consultant Anton Verlek. “En door in standaarden te werken, heb je meer slagkracht. Je kunt sneller doorontwikkelen.” Het is precies de reden dat Van Manen voor Suite MKB koos. “Als bedrijf denk je al snel dat je uniek bent in je processen, maar veel uitdagingen zijn hetzelfde als bij anderen. Bij Become-IT vormen juist de behoeftes die klanten met elkaar delen de basis voor het ideale softwarepakket. Haast als een soort community.”

Ontwikkelslag versnellen
Want standaard betekent niet star. Flexibiliteit is juist één van de kernwaarden van Become-IT. Zo is er binnen Suite MKB veel ruimte om het pakket in te richten op basis van de eigen werkprocessen, waardoor het maatwerkgevoel overeind blijft. En waar iets niet kan, ontwikkelen ze het alsnog. “Wij zagen in Become-IT een partner met veel dynamiek”, vertelt Kooij. “Zij wilden ook juist graag met ons aan de slag om die ontwikkelslag te versnellen en te verdiepen. Dat is echt win-win.” De samenwerking is in die zin een leerschool voor Become-IT zelf, vult Verlek aan. “Met drie vestigingen en zestig FTE is Van Manen voor ons een grote klant. Meer opdrachten, meer medewerkers, verschillende omzetstromen; het brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Samen kijken we waar we ons pakket kunnen verbeteren om nog beter aan te sluiten. En dan op zo’n manier dat het ook voor andere bedrijven interessant is. We hebben in de samenwerking met Van Manen al verschillende functionaliteiten toegevoegd die inmiddels ook bij andere klanten worden ingezet."

Zorgvuldig voortraject is key
Belangrijke sleutel van de succesvolle samenwerking is een grondig vooronderzoek. Klantprocessen in kaart brengen, samen om tafel, ontwikkelen, testen, opnieuw om tafel: Become-IT en Van Manen namen er een half jaar de tijd voor. “Je kan zo’n voortraject niet zorgvuldig genoeg doen”, aldus Kooij. “We hebben spilfiguren van alle afdelingen daarin betrokken, zodat we hun input konden gebruiken en ze tegelijk deelgenoot waren van alle keuzes die zijn gemaakt. Dat scheelt een hoop weerstand in je implementatieperiode.” In dat traject ging Become-IT zo nu en dan de confrontatie met medewerkers aan om hen te overtuigen hun vertrouwde werkwijze los te laten. Verlek: “Soms moet je mensen even uitdagen om eerst onze werkwijze te proberen. Pas als dat niet voldoende werkt, gaan we sleutelen. Juist in dat samenspel liggen zoveel kansen.”

Interne ambassadeurs
In oktober 2021 ging de eerste afdeling live: de verkoop. Van Manen koos bewust voor een gefaseerde overgang. Kooij: “Door te beginnen bij de verkoop, konden we meteen onze database vullen met actuele klantdata. Groot voordeel was daarnaast dat we gelijk ambassadeurs creëerden binnen de organisatie. Het verkoopteam was zo enthousiast over het nieuwe pakket dat andere afdelingen er ook zin in kregen.” In februari 2022 werd Suite MKB geïmplementeerd in de rest van het bedrijf en inmiddels zijn Become-IT en Van Manen in de fase van finetunen aanbeland. “Alles loopt”, zegt Verlek. “Nu is het kijken waar het nóg beter kan. Waar kunnen we met nog wat minder kliks uit, waar kan het net wat beter geautomatiseerd? Dat is een proces dat nooit stopt; er is altijd ruimte voor verbetering.”

Een belletje tussendoor
De perfecte samenwerking, als je klant en consultant zo samen ziet. Zijn er dan helemaal geen struggles geweest? “Natuurlijk hebben we ook hobbels moeten nemen”, zegt Kooij. “Bijvoorbeeld toen we gaandeweg besloten niet één maar drie financiële administraties te koppelen. Maar in grote lijnen is het implementatieproces soepeler verlopen dan ik ooit eerder heb meegemaakt.” Volgens Kooij is dat, naast een goede voorbereiding, te danken aan de persoonlijke insteek en aanspreekbaarheid van Become-IT. “De lijntjes zijn kort en ze bellen ons bijvoorbeeld ook regelmatig even tussendoor om te horen hoe het gaat. Als klant ben je geen nummer maar een volwaardig partner.” Verlek knikt instemmend. Juist aan dat persoonlijke contact hecht Become-IT veel waarde. “De klant leren kennen, regelmatig even langsgaan; dat maakt dit werk juist zo mooi! Ik heb liever een paar klanten waar ik een goede relatie mee heb, dan veel klanten die ik nauwelijks ken. Kwaliteit boven kwantiteit.”

Een dingetje
Zoals het er nu uitziet, trekken Van Manen en Become-IT nog lange tijd samen verder op, meegaand met de tijd en zoekend naar nieuwe kansen. “We zijn deze samenwerking niet aangegaan voor een paar jaar, maar voor de lange termijn”, zegt Kooij. Maar één dingetje steekt nog wel een beetje, als hij eerlijk is: “Anton heeft nog altijd geen kachel.” Verlek lacht: “Als het ooit zover komt, weet ik waar ik moet zijn voor een beetje korting.”

www.become-it.nl