Ze mogen in eerste instantie alleen vragen aan elkaar stellen. Waarom is dit precies een probleem? Wat zijn de gevolgen? Hebben we er altijd last van of soms? Wanneer is het probleem minder? Uit de gesprekken blijkt dat voertuigbestuurders wel zien dat reizigers zwartrijden, maar niet kunnen ingrijpen. Als er controleurs meerijden, is het probleem kleiner.

Hoeveel controleurs hebben we dan en hoeveel trajecten controleren we, wordt er gevraagd. Al snel blijkt dat controleurs in groepjes van drie werken. Waarom is dat zo?, luidt de vervolgvraag. Dat heeft te maken met een incident waarbij een controleur gewond raakte, blijkt. Is het altijd nodig dat er drie controleurs samenwerken, of zijn er ook momenten waarop twee of één controleur voldoende is, vraagt een ander zich af. En zo komt de groep tot een oplossing waarbij met hetzelfde aantal controleurs veel meer lijnen gecontroleerd kunnen worden.

Direct in de actiestand
Het is een mooi voorbeeld van de kracht van vragen, zegt Bert van Veldhuizen. “Wat je vaak ziet is dat teams meteen in de actiestand schieten en oplossingen gaan bedenken als er zich een probleem voordoet. Terwijl je eigenlijk misschien wel 95% van je tijd zou moeten besteden aan het doorgronden van het probleem. Dat doe je door vragen te stellen. Zo kom je niet alleen tot de kern van het probleem, maar zul je ook zien dat je de kennis van alle teamleden benut. Ook dat teamlid dat normaal zijn ideeën voor zich houdt omdat een ander altijd harder ‘schreeuwt’.”

De methode die Bert van Veldhuizen gebruikt heet Action Learning. De Barneveldse adviseur en bedrijfsstrateeg mag zich tegenwoordig gecertificeerd Action Learning-coach noemen. Ook is hij sinds kort partner van het World Institute of Action Learning (WIAL) Nederland. In die rol leert hij teams van bedrijven en organisaties om aan de slag te gaan met de principes van Action Learning.

Vergroten probleemoplossend vermogen
Het doel van die methode is om de samenwerking in teams en het probleemoplossend vermogen van de teams te verbeteren. Teamleden stellen daarvoor eerst een individueel en gezamenlijk leerdoel op. Vervolgens denken ze in een sessie samen na over een urgent en complex probleem. Ze mogen daarbij in eerste instantie alleen open vragen stellen aan elkaar. Het doel is om te komen tot consent: wat is het probleem en waarom is dat het probleem?

“Vaak zie je dat complexe problemen bestaan uit deelproblemen. Dan helpt het om bijvoorbeeld samen een probleemdiagram op te stellen. Je ontdekt dan hoe deelproblemen in elkaar haken en kunt vervolgens focussen op het echte onderliggende probleem. Als je wateroverlast hebt, kun je beter eerst de druppende kranen dichtdoen voordat je gaat dweilen, maar uiteindelijk moet je misschien iets veranderen in het beheer en onderhoud.”

Twee teamleden doen niet mee aan het stellen van de vragen. Zij fungeren als observator. Ze bewaken in die rol of de persoonlijke doelen en teamdoelen niet uit het oog verloren worden. Een gespreksleider stuurt het proces bij waar nodig en helpt om vragen te blijven stellen. Als er consent is over het probleem, gaat het team aan de hand van vragen op zoek naar de oplossing. Welke oplossingen zijn er, wat is de beste oplossing, waarom is dat zo, wat is er voor nodig en hoe pakken we dat aan?

Blijvende impuls voor teams
“Het mooie aan Action Learning is dat teams zich een methode eigen maken waarmee ze zelf nieuwe uitdagingen en problemen kunnen oplossen. Door vragen te stellen, feedback te geven en te ontvangen en te reflecteren verbetert de samenwerking in teams en kom je uiteindelijk tot een high performance team. Het is in mijn ogen daarmee een waardevollere investering dan consultancy, waarmee je een tijdelijke impuls van buiten krijgt om een eenmalig probleem op te lossen.”

Action Learning is volgens Van Veldhuizen geschikt voor elk team. Dat kunnen vaste teams zijn, maar ook projectteams. “Een groepsgrootte van zo’n 6 tot 8 teamleden is het meest ideaal, maar je kunt ook met kleinere of grotere groepen aan de slag. Ik help teams in een traject om de methode onder de knie te krijgen. Voordat we aan de slag gaan met het urgente, complexe probleem oefenen we eerst met de methodiek. Na zo’n traject heb je mij niet meer nodig en kan je het zelf.”

Van Veldhuizen en zijn medepartners bij WIAL Nederland paste de methodiek al toe op tal van plekken. In het bedrijfsleven om MT-teams beter te laten functioneren bijvoorbeeld, maar ook in ziekenhuizen en scholen. “De methode werkt overal en is zo effectief omdat je op zoek gaat naar de oorzaak van problemen. Eigenlijk precies wat ik vroeger deed als brandweercommandant. Ook daar was het cruciaal om te begrijpen waar de bron van het vuur zat. Als je dat eenmaal weet, wordt het veel makkelijker om een brand te doven.”

www.bertvanveldhuizen.nl
www.wialnl.nl