De gemeente Barneveld heeft jaarlijks miljoenen te besteden. Hoe pik je daar als lokaal bedrijf een graantje van mee? Daar ging het eerder deze zomer over tijdens een thema-bijeenkomst van ondernemersvereniging BIK. Een snelle handleiding voor Barneveldse ondernemers in de wereld van aanbesteden.  

Tip 1: Verdiep je in hoe aanbestedingen werken
Aanbestedingen zijn er in alle soorten en smaken. Kleine opdrachten (werken tot 150.000 euro, diensten en producten tot 50.000 euro) mogen enkelvoudig onderhouds worden gegund. Dus rechtstreeks aan één lokaal bedrijf. Bij grotere opdrachten (werken tot 1.500.000 euro, diensten en producten tot 221.000 euro) krijg je te maken met meervoudig onderhandse aanbestedingen. Daarbij selecteert de gemeente vaak drie bedrijven, waarvan twee uit de regio FoodValley. Nog grotere opdrachten komen openbaar op de landelijke of Europese markt. 

Tip 2: Zorg dat je weet wat er op de markt komt
De gemeente kondigt - zeker bij grote opdrachten - ruim van tevoren aan dat er gemeentelijke euro's gaan rollen. Dat gebeurt bijvoorbeeld via TenderNed, de landelijke markplaats voor overheidsaanbestedingen. Maar volg als ondernemer ook het lokale nieuws, de website van Barneveld en de gemeentelijke informatiepagina's in de Barneveldse Krant. Zo ontdek je waar de gemeente mee bezig is en haar geld aan gaat uitgeven. Die verantwoordelijkheid ligt overigens niet alleen bij ondernemers, stelde Hans Bakker (programmamanager Beter Aanbesteden) tijdens de aanbestedingsavond van de BIK. "Het gaat om gemeenschapsgeld. Ons geld. Er ligt dus ook een taak bij de gemeente om te weten wat er lokaal te koop is. Ga in gesprek met ondernemers, organiseer bijvoorbeeld marktdagen waar je - los van concrete opdrachten - bedrijven ontmoet, communiceer aanbestedingen via nieuwsbrieven, sociale media etc."

Tip 3: Weet wie er over welk potje gaat
Die 47 miljoen euro van de gemeente is onderverdeeld in tal van kleine potjes, verspreid over verschillende afdelingen van het gemeentehuis. Er lopen per gemeente vaak meer dan 100 budgethouders rond, ambtenaren die een deel van de taart mogen verdelen.
Het is dus belangrijk dat je weet wie er binnen de gemeente gaat over de inkoop van jouw product of dienst.

Tip 4: Maak jezelf bekend bij de gemeente
Omgekeerd moet de gemeente natuurlijk ook weten dat jij in de race bent voor gemeentelijke opdrachten. Dat kan op verschillende manieren. Van een afspraak met een budgethouder om uit te leggen wat je te bieden hebt tot een officiele inschrijving op een groslijst. Zo'n groslijst is een lijst met lokale bedrijven die kans maken op een uitnodiging voor een aanbesteding. Er zijn groslijsten voor aanbestedingen in de bouw, de grond-, weg- en waterbouw en cultuurtechnische werken. Inschrijven kan via Barneveld.nl/over-barneveld/aanbestedingen. In deze branches werkt de gemeente ook met prestatiemetingen. Hoe beter je opdrachten uitvoert, hoe meer kans je maakt om uitgenodigd te worden voor een aanbesteding.

Tip 5: Te klein? Schrijf als combinatie in
Soms hanteert de gemeente minimumeisen m.b.t. tot bijvoorbeeld omvang, omzet of ervaring van bedrijven die kans maken op een gemeentelijke opdracht. Voldoe je daar niet aan of is een opdracht te groot voor jouw bedrijf? "Denk er dan eens aan om als combinatie in te schrijven", tipte strategisch inkoopcoordinator Kees Schipstra tijdens de BIK-bijeenkomst.

Tip 6: Volg de spelregels van de aanbesteding
Gemeentelijke aanbestedingen brengen het nodige papierwerk met zich mee. Je krijgt te maken met eisen, uitsluitingscriteria, moet regelmatig referenties en verklaringen aanleveren. En vaak moet je ook een plan van aanpak of projectkwaliteitsplan schrijven, waarin je uitlegt waarom jouw bedrijf de gemeente het meest ontzorgt en de beste kwaliteit levert. Lees goed, begin op tijd, werk nauwkeurig en geef concreet antwoord op de vragen, adviseert strategisch inkoopcoordinator Kees Schipstra ondernemers. Don'ts? Dat zijn onder meer te laat inleveren, om de vragen heen draaien, een eigen indeling hanteren, voorbehouden formuleren en het aanpassen van prijzenmatrixen.

Tip 7: Haak in op gemeentelijke ambities
Circulariteit, innovatie, social return on investment. Dat zijn belangrijke thema's voor de gemeente Barneveld in de komende jaren. "Haak daar op in", adviseert strategisch inkoopcoordinator Kees Schipstra. Meer speerpunten van de gemeente Barneveld vind je bijvoorbeeld in het coalitieakkoord van het gemeentebestuur.

Tip 8: Gewoon doen
De eerste keer meedoen aan een aanbesteding is lastig, erkenden alle sprekers tijdens de aanbestedingsbijeenkomst van de BIK. Maar je leert door te doen. Houd er wel rekening mee dat een aanbesteding je de nodige tijd kost, gaf Jan-Willem Bulters van NTP Infra de aanwezigen mee. Zijn bedrijf doet in tientallen gemeenten mee aan aanbestedingen en schakelt daarbij ook regelmatig externe specialisten in om meer kans te maken. Kostenplaatje: enkele duizenden tot soms tienduizenden euro's.

Tip 9: Leer van gemiste kansen
Zelfs bedrijven die zeer ervaren zijn in aanbestedingen, verliezen er doorgaans meer dan dat ze er winnen. Na elke aanbesteding krijg je een terugkoppeling van de gemeente, maar die is vaak summier. Het is verstandig om in gesprek te gaan om te ontdekken hoe je een volgende aanbesteding je kansen kunt vergroten.